Aangezien er vele functionaliteiten in een Fleet Management Systeem zitten, is het verstandig om de functionaliteiten geleidelijk te introduceren. Het is namelijk gemakkelijk om overweldigd te raken door de vele functies en grote hoeveelheid data, wat het begrip en de acceptatie van het systeem kan belemmeren.

Start bijvoorbeeld met het benutten van Tracking en Tracing en de mogelijkheid om notificaties in te stellen aan de hand van de locatie van een materieelstuk, en benut pas op een later moment de mogelijkheid om gedetailleerde rapportages op projectniveau te genereren om de facturering aan te sturen.

Verzamel regelmatig feedback van de gebruikers om het systeem continu te verbeteren en beter af te stemmen op de dagelijkse praktijk. Vaak hebben gebruikers goede input voor bijvoorbeeld rapportages of dashboards en het voorzien in data welke het werk in de praktijk makkelijker maakt. Binnen het meetprogramma hebben interviews met machinisten veel helderheid gegeven over de data welke binnengehaald werd. Dergelijke contextinformatie is essentieel om de verkregen data volledig te begrijpen, wat noodzakelijk is voor het doorvoeren van operationele verbeteringen.

De huidige manier van werken is wellicht minder digitaal, maar niet per se fout. Behoud dan ook de succesfactoren van de huidige situatie om het eigenaarschap en zelfsturend vermogen binnen de organisatie te behouden.

Het meten en monitoren van de inzet en uitstoot van mobiele werktuigen met behulp van Fleet Management Systemen levert inzicht in bedrijfsprocessen, brandstof gebruik, draaiuren, motorbelasting en plaatsbepaling. Door het nemen van de juiste maatregelen, kan met dit inzicht efficiënter gewerkt worden door verbeterde onderhoudsplannen, administratieve lasten verlaging en emissierapportages. Daarnaast kan het een  voorsprong bij aanbestedingen en een beter imago opleveren.

Onderschat de tijd die nodig is voor een succesvolle implementatie niet. Bij het introduceren van een Fleet Management Systeem wordt bijna altijd een grote stap gezet in het digitaliseren van de organisatie. Bij volledige implementatie dient bijvoorbeeld al het materieel te worden voorzien van sensoren en als materieelstuk aangemaakt te worden in het systeem.

Na implementatie vergt de toepassing van het systeem het nodige onderhoud. Er dient zorg gedragen te worden over een goede en complete input van data. Het verdient de aanbeveling om op regelmatige basis checks uit te voeren op correct gebruik en inrichting van het systeem.

Enkele voorbeelden van momenten waarbij er aandacht voor masterdata en onderhoud van het systeem wordt gevraagd (door bv. een aangestelde key-user) zijn:

• Het aanmaken en onderhouden van projecten
• Wanneer er (tijdelijk) een andere brandstof wordt gebruikt (zoals HVO100)
• Wanneer er nieuw materieel gekocht wordt
• Wanneer nieuwe medewerkers aan de slag gaan met de machines en/of het systeem

Het is goed om een projectgroep op te zetten voor de technische implementatie van het Fleet Management Systeem, maar neem ook de rest van de organisatie voldoende mee. Iedere medewerker die het systeem gebruikt, heeft invloed op de uiteindelijke benutting van het systeem. Betrek bijvoorbeeld medewerkers die zich bezig houden met het plannen van onderhoud, de facturatie, het transport van materieel en het voorbereiden van projecten.

Wees niet bang om oude, inefficiënte processen los te laten en nieuwe, door technologie ondersteunde werkwijzen te omarmen. Door het implementeren van een Fleet Management Systeem komt veel data beschikbaar welke benut kan worden om processen te verbeteren. Denk hierbij aan het benutten van urenstanden voor het inrichten van een onderhoudsplanning, het digitaal vastleggen van het uitgevoerde onderhoud en het inplannen van notificaties wanneer een volgende urenstand bereikt wordt.